System obsługi zamówień i narzędzia dla handlowców dla Grupa CB

Profil klienta

Grupa CB to kilka fabryk materiałów budowlanych opierających produkcję o wyroby z betonu.
Każdy z zakładów to poza produkcją grupa handlowców i kierownictwo, które często pracuje w dużej odległości od centrali.

Wyzwanie

Pierwszym pomysłem dyrektora sprzedaży było zbudowanie prostego systemu zamówień dostępnego dla dowolnego klienta na stronie internetowej.
W trakcie ustalania specyfikacji drobnej aplikacji okazało się, że mimo posiadania systemu klasy ERP handlowcy mają problem ze zbieraniem zamówień a zarząd firmy nie jest w stanie kontrolować skuteczności ich pracy. Większość prac opierała się na arkuszach excel.

Rozwiązanie

Praca handlowców z tego typu produktami idealnie nadaje się do obsługi za pomocą szybkich, prostych formularzy i centralnej bazy danych.
Kalkulacje i formuły oparte na działaniach matematycznych przenieśliśmy do oprogramowania WWW, ujednolicone zostały wszystkie procedury i formatki danych.

Zbudowaliśmy do tego bazę danych klientów wraz z ich automatycznym klasyfikowaniem, a wykonywane zadania uzupełniliśmy o moduły planowania i raportowania pracy. Zachowaliśmy przy tym prostotę systemu unikając nadmiaru zbędnych funkcji. Część finansowa i dokumenty pozostały w obsłudze systemu ERP.

Nasz produkt to zestaw składający się z takich modułów jak:

bazy danych kontrahentów
listy kontaktów
listy zamówień i zapytań ofertowych
raportowanie pracy handlowców
elektroniczny plan pracy / plan zadań
analizy sprzedaży
raportowanie produkcji
przygotowywanie zleceń produkcyjnych
zarządzanie bazą produktów i ich komponentów
obsługa wyliczeń materiałowych, czasowych
systemy reklamacji
generowanie dokumentów, zamówień
automatyczne powiadomienia i alarmy
zróżnicowane uprawnienia ze względu na funkcje pracowników (dyrektor, kierownik, handlowiec i inne)
generowanie dokumentów
integracje z systemami ERP, księgowymi, magazynowymi

Efekt

Grupa firm pozbyła się balastu dziesiątek arkuszy excel, których nikt nie był w stanie kontrolować. Udało się zbudować jedną bazę danych zamówień dla wszystkich zakładów. Kierownictwo uzyskało kompletne informacje o efektywności pracy poszczególnych handlowców oraz szybki wgląd na aktualny stan produkcji/sprzedaży.

Dalsze losy

Przekształcenie Grupy CB w niezależne zakłady nie zakończyło losów aplikacji. Każdy z zakładów wdrożył nasz produkt dostosowując go do swoich specyficznych potrzeb.